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Correspondência Oficial

2 de maio de 2010

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

 1. O que é Redação Oficial

 Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (…)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

 1.1 Concisão e Clareza

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.

Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

 a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.

 É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.

 1.2 Problemas na construção de frases

A clareza e a concisão na forma escrita são alcançadas principalmente pela construção adequada da frase. Alguns problemas mais freqüentemente encontrados na construção de frases dizem respeito à utilização do sujeito da oração como complemento, à ambigüidade da idéia expressa, à elaboração de falsos paralelismos e aos erros de comparação, conforme exemplificado a seguir.

 Uso indevido do sujeito como complemento:

 Sujeito é o ser de quem se fala ou que executa a ação enunciada na oração. Ele pode ter complemento, mas não ser complemento. Devem ser evitadas, portanto, construções como:

 Errado: É tempo dos parlamentares votarem o projeto.

Certo: É tempo de os parlamentares votarem o projeto.

Errado: Antes desses requisitos serem cumpridos…

Certo: Antes de esses requisitos serem cumpridos…

Errado: Apesar da Assessoria ter informado em tempo…

Certo: Apesar de a Assessoria ter informado em tempo…

 Ambigüidade:

Ambígua é a frase ou oração que pode ser tomada em mais de um sentido. Como a clareza é requisito básico de todo texto oficial, devese atentar para as construções que possam gerar equívocos de compreensão. A ambigüidade decorre, em geral, da dificuldade de identificar-se a que palavra se refere um pronome que possui mais de um antecedente na terceira pessoa. Outro tipo de ambigüidade decorre da dúvida sobre a que se refere a oração reduzida. Exemplos:

 Ambíguo: O Chefe de Gabinete comunicou ao Diretor que ele seria exonerado. (Quem seria exonerado? O Chefe de Gabinete? O Diretor?)

Claro: O Chefe de Gabinete comunicou a exoneração dele ao Diretor. (O Chefe de Gabinete foi exonerado.)

 Claro: O Chefe de Gabinete comunicou ao Diretor a exoneração deste. (O Diretor foi exonerado.)

 Ambíguo: O Deputado saudou o Presidente da República, em seu discurso, e solicitou sua intervenção no seu Estado, mas isso não o surpreendeu. (Discurso de quem? Estado de quem? Quem não se surpreendeu?)

 Claro: Em seu discurso, o Deputado saudou o Presidente da República. No pronunciamento, solicitou a intervenção federal em seu Estado, o que não surpreendeu o Presidente. (Discurso do Deputado. Estado do Deputado. O Presidente não se surpreendeu.)

 Ambíguo: Sendo indisciplinado, o Chefe admoestou o funcionário. (Quem é indisciplinado?)

 Claro: O Chefe admoestou o funcionário por ser este indisciplinado.

 1.3 Pronomes de Tratamento

 Emprego dos Pronomes de Tratamento

 O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado:

 Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

 a) do Poder Executivo;

Presidente da República;

Vice-Presidente da República;

Ministros de Estado;

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;

Embaixadores;

Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;

Secretários de Estado dos Governos Estaduais;

Prefeitos Municipais.

 b) do Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores;

Ministros do Tribunal de Contas da União;

Deputados Estaduais e Distritais;

Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;

Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

 c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores;

Membros de Tribunais;

Juízes;

Auditores da Justiça Militar

 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

 Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

 Senhor Senador,

Senhor Juiz,

Senhor Ministro,

Senhor Governador,

 No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

 A Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal

Secretário de Estado da Saúde

00-0                    – Natal. RN  

 Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

 Senhor Fulano de Tal,

(…)

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

12345-000 – Natal. RN

 Como se depreende do exemplo acima fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

 Magnífico Reitor, (…)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:

Santíssimo Padre,

(…)

 Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,

(…)

 Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

 1.4 Fechos para Comunicações

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, a legislação federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

 a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

 1.5 Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

 (espaço para assinatura)

NOME

Secretário de Estado da Tributação

 Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

 2. Gêneros da Redação Oficial

 2.1 Aviso e Ofício

 Definição e Finalidade

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula. Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

 2.2 Memorando

 Definição e Finalidade

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

 Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

 2.3 Telegrama

 Definição e Finalidade

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).

 Forma e Estrutura

Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos

Correios e em seu sítio na Internet.

 2.4 Fax

 Definição e Finalidade

O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

 Forma e Estrutura

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.

É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário

com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

 2.5 Correio Eletrônico

 Definição e finalidade

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

 Forma e Estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

 Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

 2.6 Parecer

Expressão de um juízo, contendo pronunciamento, recomendação, determinação ou opinião sobre questão técnica, jurídica, administrativa ou financeira sob a apreciação.

 ESTRUTURA

TÍTULO: Parecer seguido da sigla de identificação de sua origem, número seqüencial e ano de emissão.

ASSUNTO: Resumo do assunto tratado.

TEXTO: Histórico, justificativa e conclusão.

LOCAL E DATA: Por extenso.

ASSINATURA: Responsável pela emissão do juízo, com aprovação do titular da respectiva unidade organizacional.

 2.7 Ata

Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião. A ata é documento de valor jurídico.

ESTRUTURA

TÍTULO: ATA, número de ordem da reunião em ordinal, nome da entidade e local da reunião.

TEXTO: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas, e os números são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momento da redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma ressalva: “em tempo”. “Na linha…………….., onde se lê………………leia-se………………..”.

ASSINATURA: Presidente, membros e secretário.

 2.8 Resolução

Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo (mas não pelo Chefe do Executivo, que só deve expedir Decretos) ou pelos presidentes de tribunais, órgãos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matéria de sua competência específica.

 ESTRUTURA

TÍTULO: RESOLUÇÃO, seguido do número seqüencial e da data, em maiúsculas.

EMENTA: O objetivo da decisão.

PREÂMBULO: Citação das considerações legais ou administrativas que orientaram ou fundamentaram a tomada de decisão, seguida da palavra “resolve”.

TEXTO: Poderá conter tantos parágrafos quantos forem necessários. A matéria poderá ser disposta em artigos numerados a partir do primeiro, podendo, ainda, ser subdividida em itens e subitens.

CLÁUSULA DE VIGÊNCIA: Dispõe sobre a entrada em vigência da Resolução.

CLÁUSULA DE REVOGAÇÃO: Somente se admite a cláusula de revogação específica. Assim, é incorreto o uso de cláusula revogatória do tipo “Revogam-se as disposições em contrário”.

ASSINATURA: Diretor-Presidente ou unidade organizacional delegada.

 2.9 Exposição de Motivos

 Definição e Finalidade

Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:

a) informá-lo de determinado assunto;

b) propor alguma medida; ou

c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.

Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

 Forma e Estrutura

Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. 3. O Padrão Ofício). O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.

A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.

 Requerimento

Instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei.

O Decreto nº 84.414/80 veda a exigência de requerimento para a concessão, nos órgãos da administração federal direta e nas autarquias, dos seguintes direitos e vantagens: auxílio doença; gratificação adicional por tempo de serviço; ajuda de custo; férias; cancelamento de cotas de salário-família; e revalidação de despacho concessório de licenças especiais.

 ESTRUTURA

VOCATIVO: Tratamento, seguido da indicação do cargo da pessoa a quem é dirigido, seguido de dois pontos.

TEXTO: O nome do requerente em maiúsculas, sua qualificação (nacionalidade, estado civil, idade, residência, profissão etc.), o objeto do requerimento com a indicação dos respectivos fundamentos legais e finalidade do que se requer.

Quando o requerimento é dirigido à autoridade do órgão em que o requerente exerce suas atividades, basta, por exemplo citar nome, cargo, lotação, número de matrícula ou registro funcional.

FECHO: A fórmula terminal mais usada é: “Nestes termos, pede deferimento”.

LOCAL E DATA: Por extenso.

ASSINATURA(s): Requerente.

 OBSERVAÇÃO:

TODO O MATERIAL EXPOSTO ACIMA FOI RETIRADO DO MANUAL DE CORRESPODÊNCIA OFICIAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚPLICA. OS DIREITOS  FICAM, PORTANTO, RESERVADOS A ELE.

Abraços Fraternos,

Romão Júnior.

From → Redação

5 Comentários
  1. Jessiana Pessoa permalink

    Que bom ter esse material aqui, assim podemos dar uma olhadinha com mais calma e atenção, já que a aula foi tão corrida.

    • Jessiana,
      Este é o nosso “cantinho” de estudo, espero que você continue acessando e que além de apenas acessar, participe com dúvidas, comentários e sugestões.
      Abraços Fraternos,
      Romão Júnior.

  2. Cibelle permalink

    Este é um ótimo material! E que bom que está, também, à disposição de seres mortais como eu que nunca estudou com esse professor tão maravilhoso! rsrsrrsrsrs…mas um dia eu serei sua aluna!!! kkkkkk…Sério…Abraços e obrigada por me deixar fazer parte do seu Blog.

  3. Valquíria Ferreira permalink

    Romão, obrigada por ser esta pessoa humana q vc é, sem muitos fricotes, hem hem hem, rodeios e exibições. Dá um de doido só para nos deixar à vontade e fazer com que a aula fique + divertida, prazerosa ao ponto de nos fazer entender que língua portuguesa é bem + simples do que parece ser. Se todos fossem iguais a você… Ah! o material é de excelente qualidade, parabéns!!!

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